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Datenbankanwendungen

Programme zum besten Preis

Verwaltungssoftware für Praxen

199,00 

Alles zum Führen Ihrer Therapiepraxis.

Mit Rechnungs- und Kundenverwaltung sowie der Dokumentation Ihrer Therapiestunden so einfach wie noch nie. Viele Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern können.

Die Funktionen im Detail:

 

Das Feld "Akktu.Kunde" ist eine zusätzliche Möglichkeit zwischen aktuellen, also aktiven Kunden und inaktiven Kunden zu unterscheiden. (Siehe die Auswahl bei der Suche.)
Das Feld "Status" ist zur Kategorisierung gedacht. Es kann helfen mehrere Kunden in bestimmte Kategorien einzugliedern. Das hilft, wenn man z.B. Serienmails oder Briefe schreiben will, oder eine Datenbank für alle Adressen nutzen will. (Z.B. Familie, Arzt, Freunde, Kunden, …)
Die Datenbank ist mit einem deutschen Postleitzahlenverzeichnis ausgestattet. Wenn Sie eine Deutsche PLZ eintragen erscheint der Ort automatisch. Wenn kein Ort unter dieser PLZ gefunden wird, können Sie das Verzeichnis ergänzen.
Neben den Telefonnummern gibt es die Schaltfläche "Anz" sie öffnet ein größeres Fenster in der die Nummer besser lesbar dargestellt wird.
Geben Sie ein Geburtsdatum ein, wird das aktuelle Alter berechnet.
Die E-Mailadresse wird geprüft, bei falscher Eingabe erscheint eine Fehlermeldung.
Bei der Briefanrede können Sie zwischen persönlich und offiziell unterscheiden. (Ist für das E-Mail oder Briefanschreiben wichtig.)
1. rechter Kasten:
"Bearbeiten" schaltet das Formular in den Bearbeitungsmodus.
"Schützen" schützt das Formular vor versehentlichen Änderungen.
"Auswählen" Hier können Sie den aktuellen Datensatz in eine Liste eintragen und so, nicht zusammenhängende Datensätze auswählen und später als Grundlage der Serienmails verwenden.
"Neue Liste" löscht die ausgewählten Datensätze aus der Liste (nicht aus der Datenbank) und eröffnet so eine neue Liste.
"Datensatz kopieren" fügt den aktuellen Datensatz nochmal an. Wenn Sie Familien eingeben, oder Kunden mit gleicher Adresse ist das hilfreich. Sie brauchen dann nur noch die Felder zu ändern, die anders sind.
2. rechter Kasten:
"Firmenadresse ändern" hier könne Sie Ihre Firma oder private Anschrift verwalten. Bevor Sie mit der Datenbank vernünftig arbeiten wollen, müssen Sie dieses Formular ausfüllen.
"Serienmail" ein einfaches System um Ihren Kunden Text E-Mails zu senden.
"Email senden" sendet eine E-Mail an diesen Kunden.
"Anhang zufügen" ermöglicht Ihnen einen Anhang auszuwählen und der wird an die E-Mai angehängt.
"Adresse in Word" Sie können die Adresse in die Zwischenablage kopieren, und an beliebiger Stelle einfügen. Oder Sie wählen eine Firma aus und tragen die Adresse in einem vorgefertigten Briefkopf ein.
3. rechter Kasten:
Hier können Sie ein Foto einfügen.
Unterer Kasten:
dient zum Einfügen, Bearbeiten und Löschen der Adresse in Outlook.
Oberer Kasten:
Suche
"suche in" zeigt Ihnen die Felder an, in denen Sie im Feld "nach" suchen können. Dazu brauchen Sie nur die ersten Buchstaben eingeben, um die Suche zu beginnen.
(z.B. a-Taste zeigt alle Ergebnisse die mit "a" anfangen, "al" z.B. alle die mit "al" anfangen usw.). Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet.
"Volltext" sucht über alle möglichen Felder gleichzeitig. Nach der Eingabe des Suchbegriffs, die Tab taste oder die Eingabetaste drücken.
Alle Datensätze zeigen Sie wiederum dadurch an, dass Sie die Eingabe im Suchfeld leeren.

Im Formular "Firmenadresse" ändern können Sie alle Eingaben über Ihre eigene Firma machen. Auch mehrere Firmen/Adressen lassen sich hier verwalten.

1. Tab:

Adresse und Kontaktdaten Ihrer Firma.

2. Tab:

Bankdaten und Steuernummer Ihrer Firma.

3. Tab:

Hier wählen Sie das Rechnungsformular (Bericht) aus. (Den Bericht "berRechnung" habe ich als Vorlage beigefügt.)

Hier das Mahnungsformular (Bericht) (den Bericht "berMahnung" habe ich als Vorlage beigefügt.)

Den Speicherort für Ihre PDF Rechnungen angeben (muss vorhanden sein).

Den Speicherort Ihres Briefkopfes (eine Vorlage habe ich der Datenbank beigelegt. Sie brauchen sie nur Ihren Bedürfnissen anpassen und ins Vorlagenverzeichnis von Word kopieren, danach auswählen.)

Ein Firmenlogo auswählen. Das Logo sollte etwa 1200 Pixel breit sein (siehe Beispiel Rechnung).

Danach geben Sie den Text des Rechnungs- und Mahnungstextes ein.

4. Tab

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Einstellungen der Rechnungen anzupassen.

"Stundenabrechnung oder Einzelpreisabrechnung", wenn Sie nach Stunden bezahlt werden oder eine Abrechnung nach Einzelpreis - Gesamtpreis haben.

"Mit Mehrwertsteuer oder ohne Mehrwertsteuer", wenn Sie Mehrwertsteuerpflichtig sind.

"Steuersatz" den Mehrwertsteuersatz eintragen (7 % oder 19 %).

"Kilometersatz" den Kilometersatz eintragen.

"Adresse in Word"

In diesem Formular erscheint die Adresse des aktuellen Kunden.

"In die Zwischenablage" kopiert die Adresse in die Zwischenablage. Sie können sie in jede Anwendung einfügen.

Wenn Sie einen Brief mit Word schreiben wollen:

Suchen Sie zuerst eine Firma aus dem Listensteuerelement heraus.

Wenn Sie eine Word Vorlage als Briefkopf im Formular der Firmenadresse angegeben haben (eine Mustervorlage ist beigefügt). Klicken Sie auf "Adresse an Word". Die Vorlage wird als neues Dokument gestartet und die Adressdaten werden an den Textmarken von Word eingefügt.

Sollten Sie noch keine Vorlage haben oder die Adresse an der aktuellen Cursorposition in Word einfügen wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Schaltfläche. Daraufhin wird die Adresse an der Cursorposition in Word eingefügt und die Textmarken ignoriert.

 

Formular der Rechnungserstellung

Hier finden Sie alle Funktionen zum Thema Rechnungen.

"Rechnung des Kunden" zeigt alle schon geschriebene Rechnungen des Kunden an. Falls noch keine Rechnung vorliegt, werden Sie gefragt ob Sie eine neue Rechnung erstellen wollen.

"Nicht bezahlte Rechnungen" zeigt alle Rechnungen aller Kunden an, die noch nicht bezahlt wurden.

"Alle Rechnungen" zeigt alle Rechnungen aller Kunden an.

"Stornierte Rechnungen" zeigt alle stornierte Rechnungen aller Kunden an.

"Mehrwertsteuerauswertung" zeigt eine Auswertung der gezahlten Mehrwertsteuer an. Nützlich, wenn Sie Umsatzsteuerpflichtig sind.

"Jahresrechnungen" zeigt eine Übersicht aller Rechnungen nach Jahren an.

Das Rechnungserstellungsformular

Hiermit schreiben Sie Ihre Rechnungen.

Die Kunden Adressdaten werden automatisch übernommen.

Im oberen Teil sehen Sie die Adressdaten des Kunden.

Danach das Auswahlfeld zur Auswahl Ihrer eigenen Firma.

Darunter die Felder Ihrer Rechnung.

Zuerst wählen Sie eine eigene Firma aus dem Listenfeld aus.

Dann geben Sie ein Rechnungsdatum vor.

Nun zeigt das Formular Ihren Einstellungen entsprechend, die Abrechnungsmöglichkeiten an.

Das Kästchen "Rechnung für Vormonat?" ist für das Anschreiben gedacht. Es bewirkt, dass im PDF Anschreiben und im Dateinamen des PDFs der Vormonat des Rechnungsdatums angezeigt bzw. gespeichert wird. Das ist sinnvoll wenn Sie am Monatsanfang die Rechnungen für den vorigen Monat schreiben.

Können Sie Km-Geld berechnen, aktivieren Sie das entsprechende Auswahlkästchen.

Sie habe die Einzelpreis/Gesamtpreis Option in Ihrem Firmenformular gewählt:

In der unteren Tabelle geben Sie Menge, Bezeichnung und Einzelpreis (ohne MwSt.) an.

Die Summen werden daraufhin automatisch berechnet.

Die untere Zeile zeigt die Gesamtsumme an.

Sie haben Honorar pro Std. in Ihrem Firmenformular gewählt:

Sie geben die Stundenzahl und die Bezeichnung der Tätigkeit an. (Achten Sie darauf, dass das Honorar (ohne MwSt.) im Feld Honorar angegeben ist.)

Die Gesamtsumme wird daraufhin automatisch berechnet.

Eine Besonderheit stellt die Möglichkeit dar, die Outlooktermine in die Rechnungen einzufügen. Mehr dazu sehen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche "Outlook Termine" klicken.

(Das funktioniert natürlich nur bei Honorar pro Std. Abrechnungen).

Haben Sie das Km-Geld Kästchen aktiviert:

Können Sie unten die gefahrenen Km eingeben und das Ziel.

Die Berechnung findet automatisch statt, mit dem Km-Satz den Sie eingegeben haben.

Achtung, die Berechnung findet erst dann statt, wenn Sie dazu Eingaben gemacht haben!

Wenn die Rechnung schon bezahlt ist, aktivieren Sie das Kästchen "Bezahlt".

(Ein Vermerk auf der Rechnung bestätigt das dann dem Kunden).

Wenn der Kunde eine alternative Rechnungsadresse wünscht, aktivieren Sie das Kästchen "AlterRA" und geben dann diese über die Schaltfläche "Alternative Rechnungsadresse" an.

Die Schaltflächen oben:

"Neu" erstellt eine neue Rechnung für den Kunden.

"Briefmarke" öffnet das Deutsche Post Portal für E-Briefmarken.

"Druckersymbol" druckt die Rechnung mit der eingegebenen Vorlage. Zur Kontrolle zeigt es erstmal die Druckvorschau an. Sie können dann auf "Drucken" klicken und die Rechnung drucken.

"PDF drucken" wandelt die Rechnung in ein PDF-Dokument um und hängt sie an eine ausgefüllte E-Mail an. Den Text dieser E-Mail geben Sie im Firmenformular an.

"Stornieren?" Sie können die aktuelle Rechnung stornieren. (Löschen Sie bitte keine Rechnung, da es nach dem Finanzamt Vorschrift ist, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen.) Die Rechnung wird daraufhin als storniert gekennzeichnet und nicht mehr angezeigt (stornierte Rechnungen können Sie aber über das Rechnungsauswahlformular anzeigen).

"Mahnung" Wenn Kunden nicht bezahlt haben, können Sie die Mahnfunktion benutzen, um den Kunden daran zu erinnern.

Geben Sie die Mahnstufe an.

Wählen Sie, ob die Mahnung per E-Mail (PDF) verschickt werden soll.

Geben Sie einen Mahn Text, wenn nicht schon geschehen, ein, und drucken Sie die Mahnung über die Schaltfläche "Drucken" aus.

 

Die Dokumentation:

Dieses Formular hilft Ihnen die Patienten/Klienten Dokumentation zu erstellen.

Zuerst geben Sie den Berater/ Therapeut ein.

Das heutige Datum wir automatisch vorgegeben, kann aber auch verändert werden.

"Therapiezeitraum" dieser wird automatisch ausgerechnet.

"NEU" öffnet ein neues Eingabefenster zur Dokumentation für diesen Patienten, mit den schon eingegebenen Daten über Ziele und Impulse der Therapie.

"Foto einfügen" hier können Sie ein Foto einfügen. Ein eingescanntes Bild des Patienten oder ein Bild, das für die Therapie von Bedeutung ist.

"Doppelklick" auf das Bild öffnet es in einer größeren Ansicht.

"Foto Löschen" löscht das Foto wieder.

"Ziele" geben Sie hier die Therapieziele ein. Das hilft Ihnen die Therapie zu strukturieren und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

"Impulse" Textfeld für Ihre Gedanken, die Ihnen während der Therapie kommen.

"Notizen zum Gesprächsverlauf" ist ein weiteres Textfeld für Ihre Notizen im Verlauf des Gesprächs.

"Hausaufgaben" hier können Sie eintragen, was der Patient/Klient zu Hause nacharbeiten sollte.

"Nächstes mal ansprechen" Ihre Gedanken zum weiteren Verlauf der Therapie.

"Musikgeschmack" wenn Sie mit musiktherapeutischen Methoden arbeiten ist es wichtig den Geschmack des Patienten zu kennen.

"Förderungen" eine Stärke der Dokumentation ist, dass Sie hier eine Liste über die Art der Förderungen aufstellen können.

Sie können den Bedarf der Förderungen entweder selbst erarbeiten, oder Sie haben vom Arzt in dem Arztbericht eine Aufstellung über den Förderbedarf des Patienten.

Eine Liste der einzelnen Förderungen ist schon im Feld "Förderbedarf" enthalten, diese können Sie weiter ergänzen.

"Abschlussbericht der Förderungen" am Schluss der Therapie oder nach Bedarf können Sie hier eine Aufstellung der von Ihnen angewandten Förderungen einsehen und ausdrucken. Das hilft Ihnen einen Bericht für die Ärzte oder Förderstellen zu schreiben.

Eine genaue Beschreibung der einzelnen Funktionen ist in jedem Formular über die Schaltfläche "Hilfe" zu erreichen.

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