Rechnungsdatenbank
99,00 €
Rechnungen und Kunden so einfach verwalten wie noch nie. Viele Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern können.
Die Funktionen im Detail:
Im Formular "Firmenadresse" ändern können Sie alle Eingaben über Ihre eigene Firma machen. Auch mehrere Firmen/Adressen lassen sich hier verwalten.
1. Tab:
Adresse und Kontaktdaten Ihrer Firma.
2. Tab:
Bankdaten und Steuernummer Ihrer Firma.
3. Tab:
Hier wählen Sie das Rechnungsformular (Bericht) aus. (Den Bericht "berRechnung" habe ich als Vorlage beigefügt.)
Hier das Mahnungsformular (Bericht) (den Bericht "berMahnung" habe ich als Vorlage beigefügt.)
Den Speicherort für Ihre PDF Rechnungen angeben (muss vorhanden sein).
Den Speicherort Ihres Briefkopfes (eine Vorlage habe ich der Datenbank beigelegt. Sie brauchen sie nur Ihren Bedürfnissen anpassen und ins Vorlagenverzeichnis von Word kopieren, danach auswählen.)
Ein Firmenlogo auswählen. Das Logo sollte etwa 1200 Pixel breit sein (siehe Beispiel Rechnung).
Danach geben Sie den Text des Rechnungs- und Mahnungstextes ein.
4. Tab
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Einstellungen der Rechnungen anzupassen.
"Stundenabrechnung oder Einzelpreisabrechnung", wenn Sie nach Stunden bezahlt werden oder eine Abrechnung nach Einzelpreis - Gesamtpreis haben.
"Mit Mehrwertsteuer oder ohne Mehrwertsteuer", wenn Sie Mehrwertsteuerpflichtig sind.
"Steuersatz" den Mehrwertsteuersatz eintragen (7 % oder 19 %).
"Kilometersatz" den Kilometersatz eintragen.
"Adresse in Word"
In diesem Formular erscheint die Adresse des aktuellen Kunden.
"In die Zwischenablage" kopiert die Adresse in die Zwischenablage. Sie können sie in jede Anwendung einfügen.
Wenn Sie einen Brief mit Word schreiben wollen:
Suchen Sie zuerst eine Firma aus dem Listensteuerelement heraus.
Wenn Sie eine Word Vorlage als Briefkopf im Formular der Firmenadresse angegeben haben (eine Mustervorlage ist beigefügt). Klicken Sie auf "Adresse an Word". Die Vorlage wird als neues Dokument gestartet und die Adressdaten werden an den Textmarken von Word eingefügt.
Sollten Sie noch keine Vorlage haben oder die Adresse an der aktuellen Cursorposition in Word einfügen wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Schaltfläche. Daraufhin wird die Adresse an der Cursorposition in Word eingefügt und die Textmarken ignoriert.
Formular der Rechnungserstellung
Hier finden Sie alle Funktionen zum Thema Rechnungen.
"Rechnung des Kunden" zeigt alle schon geschriebene Rechnungen des Kunden an. Falls noch keine Rechnung vorliegt, werden Sie gefragt ob Sie eine neue Rechnung erstellen wollen.
"Nicht bezahlte Rechnungen" zeigt alle Rechnungen aller Kunden an, die noch nicht bezahlt wurden.
"Alle Rechnungen" zeigt alle Rechnungen aller Kunden an.
"Stornierte Rechnungen" zeigt alle stornierte Rechnungen aller Kunden an.
"Mehrwertsteuerauswertung" zeigt eine Auswertung der gezahlten Mehrwertsteuer an. Nützlich, wenn Sie Umsatzsteuerpflichtig sind.
"Jahresrechnungen" zeigt eine Übersicht aller Rechnungen nach Jahren an.
Das Rechnungserstellungsformular
Hiermit schreiben Sie Ihre Rechnungen.
Die Kunden Adressdaten werden automatisch übernommen.
Im oberen Teil sehen Sie die Adressdaten des Kunden.
Danach das Auswahlfeld zur Auswahl Ihrer eigenen Firma.
Darunter die Felder Ihrer Rechnung.
Zuerst wählen Sie eine eigene Firma aus dem Listenfeld aus.
Dann geben Sie ein Rechnungsdatum vor.
Nun zeigt das Formular Ihren Einstellungen entsprechend, die Abrechnungsmöglichkeiten an.
Das Kästchen "Rechnung für Vormonat?" ist für das Anschreiben gedacht. Es bewirkt, dass im PDF Anschreiben und im Dateinamen des PDFs der Vormonat des Rechnungsdatums angezeigt bzw. gespeichert wird. Das ist sinnvoll wenn Sie am Monatsanfang die Rechnungen für den vorigen Monat schreiben.
Können Sie Km-Geld berechnen, aktivieren Sie das entsprechende Auswahlkästchen.
Sie habe die Einzelpreis/Gesamtpreis Option in Ihrem Firmenformular gewählt:
In der unteren Tabelle geben Sie Menge, Bezeichnung und Einzelpreis (ohne MwSt.) an.
Die Summen werden daraufhin automatisch berechnet.
Die untere Zeile zeigt die Gesamtsumme an.
Sie haben Honorar pro Std. in Ihrem Firmenformular gewählt:
Sie geben die Stundenzahl und die Bezeichnung der Tätigkeit an. (Achten Sie darauf, dass das Honorar (ohne MwSt.) im Feld Honorar angegeben ist.)
Die Gesamtsumme wird daraufhin automatisch berechnet.
Eine Besonderheit stellt die Möglichkeit dar, die Outlooktermine in die Rechnungen einzufügen. Mehr dazu sehen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche "Outlook Termine" klicken.
(Das funktioniert natürlich nur bei Honorar pro Std. Abrechnungen).
Haben Sie das Km-Geld Kästchen aktiviert:
Können Sie unten die gefahrenen Km eingeben und das Ziel.
Die Berechnung findet automatisch statt, mit dem Km-Satz den Sie eingegeben haben.
Achtung, die Berechnung findet erst dann statt, wenn Sie dazu Eingaben gemacht haben!
Wenn die Rechnung schon bezahlt ist, aktivieren Sie das Kästchen "Bezahlt".
(Ein Vermerk auf der Rechnung bestätigt das dann dem Kunden).
Wenn der Kunde eine alternative Rechnungsadresse wünscht, aktivieren Sie das Kästchen "AlterRA" und geben dann diese über die Schaltfläche "Alternative Rechnungsadresse" an.
Die Schaltflächen oben:
"Neu" erstellt eine neue Rechnung für den Kunden.
"Briefmarke" öffnet das Deutsche Post Portal für E-Briefmarken.
"Druckersymbol" druckt die Rechnung mit der eingegebenen Vorlage. Zur Kontrolle zeigt es erstmal die Druckvorschau an. Sie können dann auf "Drucken" klicken und die Rechnung drucken.
"PDF drucken" wandelt die Rechnung in ein PDF-Dokument um und hängt sie an eine ausgefüllte E-Mail an. Den Text dieser E-Mail geben Sie im Firmenformular an.
"Stornieren?" Sie können die aktuelle Rechnung stornieren. (Löschen Sie bitte keine Rechnung, da es nach dem Finanzamt Vorschrift ist, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen.) Die Rechnung wird daraufhin als storniert gekennzeichnet und nicht mehr angezeigt (stornierte Rechnungen können Sie aber über das Rechnungsauswahlformular anzeigen).
"Mahnung" Wenn Kunden nicht bezahlt haben, können Sie die Mahnfunktion benutzen, um den Kunden daran zu erinnern.
Geben Sie die Mahnstufe an.
Wählen Sie, ob die Mahnung per E-Mail (PDF) verschickt werden soll.
Geben Sie einen Mahn Text, wenn nicht schon geschehen, ein, und drucken Sie die Mahnung über die Schaltfläche "Drucken" aus.
Eine genaue Beschreibung der einzelnen Funktionen ist in jedem Formular über die Schaltfläche "Hilfe" zu erreichen.
Bewertungen
Es gibt noch keine Bewertungen.